BOSAI-TECH事業創出プログラム 仙台BOSAI-TECH Future Awards 2021において、
株式会社フォルテが、QRコードつき整理券の活用と避難者情報のデジタル化による、避難者受入時の混雑緩和と受入情報の可視化について検証を行いました。
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背景
一週間を超える避難生活を強いられる災害が起きた際にも、少ないスタッフで、住民の効用を最大限担保する避難所を運営する
課題
・避難所受け入れの際に、紙での手書き記入を行うため渋滞が発生する。
・紙の受付用紙を、避難所職員が手作業で集計するため、計測ミスの恐れがある
・マニュアルでは、紙の受付用紙から別の紙への転記が複数回必要だが、実施されていない

2022年02下旬に仙台市内の小学校体育館にて、入り口での検温、整理券発券、整理券とタブレットを用いた避難者情報の入力を行ってもらう。
終了後には、実証実験参加者にアンケートを配布し記入していただき、システムの改善点を発見する

避難者として参加した方のうち81%の方が受付での混雑を体感しなかった。
それに対して、従来フローの受付体験時は91.4%の参加者が受付での混雑を感じており、システムを活用することで避難者のストレス軽減に役立つことが推測される。
運営者側のアンケートでは、システムを使用した場合スムーズに行えなかったとの回答が0%であり、システムの有用性の高さが分かる。
しかし、「避難者へのタブレット入力の声がけはスムーズに行えましたか」という質問において57.1%と半数以上の運営者がどちらとも言えないと回答しており、今後の課題は、避難者への入力業務をいかに軽減するか、再度自治体へのヒアリングや協議を通じて改善を図る必要がある

本取組みでは、システムの運用に関して多くの課題とその改善案を得ることが出来た。
なかでも、今後の課題として挙げられる
・避難者情報入力UIの強化
・避難者の方をスムーズに入力へ誘導するための仕組みづくり
・システムを知らない方でも、簡単に起動・運用できるような改修を、自治体様と連携して改善を図る。
それにより、当初の目的である「一週間を超える避難生活を強いられる災害が起きた際にも少ないスタッフで、住民の効用を最大限担保する避難所を運営する」ことが出来るシステムに改善し、試験導入につなげていきたい。